Cómo escribir un correo formal en inglés

INTRODUCCIÓN

En la mayoría de los principales exámenes de inglés (como los de la Escuela Oficial de Idiomas o los de Cambridge), una de las habilidades de las que se nos examina es la de saber responder a un correo o carta formal.

Aparte de la utilidad en este tipo de certificaciones, saber cómo escribir un correo formal nos puede servir en la vida real en aquellas situaciones en la que se nos exija responder de forma culta o educada a una persona, empresa o institución.

Por ello, a continuación os facilito la estructura y el estilo (paso por paso) que se debe seguir para escribir correctamente un correo o una carta formal en inglés:

 

1. Saludos formales (Formal greetings)

• Dear Sir/Madam, (Si NO conoces el apellido del destinatario) --> Terminar el correo con: Yours Faithfully.
• To Whom It May Concern, (Si el destinatario es una empresa o institución) --> Terminar con: Yours Faithfully.
• Dear Mr/Ms/Mrs/Miss, (Si conoces el apellido del destinatario) --> Terminar con: Yours sincerely.
  • Mr: para hombres (solteros o casados).
  • Ms: Para mujeres (solteras o casadas).
  • Mrs: para mujeres casadas.
  • Miss: para mujeres solteras.

 

2. Párrafo introductor – Razón por la que estás escribiendo (Opening paragraph – Reason for writing)

• I am writing with regard/reference to…
• I am writing to express my concern about/disappointment with/disapproval of/apologies for…
• I would like to draw your atention to/point out (certain inaccuracies)…

 

3. Introduciendo el tema (Introducing the topic)

• Firstly/To begin with/Moreover…
• Furthermore/In addition/Finally…
• I feel I must also (dis)agree with…
• I should also like to point out that…
• According to your (article)/Your article states that… However…

 

4. Solicitando una acción (Request for action)

• I would appreciate it/be grateful if you would…
• It seems only fair that you should…
• I look forward to receiving/seeing…
• I trust/very much hope you will…

 

5. Despedida (Saying goodbye/Signing off)

• Yours faithfully (Si desconoces el nombre/apellido del destinatario o te diriges a una empresa o institución).
• Yours sincerely (Si conoces el nombre/apellido del destinatario).

 

6. Tu nombre completo (Your full name)

• Tras la despedida (punto 5), se pone una coma y en la siguiente línea se termina el email o la carta con nuestro nombre completo.

 

NOTAS Y ACLARACIONES

• Recordad utilizar formatos formales: evitad el uso de contracciones, phrasal verbs y expresiones informales.
• La estructura ofrecida ha sido elaborada por compendio de lo aprendido en un curso de preparación al CAE de Cambridge (C1) y en 1.º curso de avanzado de la Escuela Oficial de Idiomas (os dejo la referencia de los libros seguidos más abajo).

 

REFERENCIAS

• Norris, R. & French, A. (2008). Ready for CAE. London: Macmillan Education.
• Dellar, H. & Walkley, A. (2006). Outcomes Intermediate Student’s Book. Hampshire: Cengage learning.